1、時 間 管 理日月光集團 GRP 菁英團隊 管理課程/Rev// B/ 06/09/2002 WorkShop 時間/ 2/5 小時/如果您的餘生只剩下三天/ 您會做那三件事情/請閉目一分鐘思考這個問題/時間管理是什麼/時間管理不是什麼/時間本身不是問題/ 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間/ 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間/時間管理是什麼/時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣/ 以令自己更富績效/ 更富效能 把事情很快地做完/ 叫做效率 把事情很快又很對地做完/ 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃/人/ 為何安於現狀/為何你我都不
2、滿意現狀/ 但是卻安於現狀 1/無奈 2/不確定改變之後會更好 3/因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時/ 表示會有新的事物發生在你的身上但是要用對 “新的思考方式/請架設一座橋/使A至B距離最短/ 但是橋不可歪斜/100 公尺/300 公尺/A/B/河水/有三片木條/ 如何將它們圍成封閉三角形/2 cm/10 cm/4 cm/你可知道為何會畫不出來/因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來/ 恭喜你/ 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題/ 改變時間管理的第一步/ 從你自覺需要時間管理開始/時間管理的架構/請排出正確的行事優先順序/A/B/C/D/正確的行事優先順序/陷阱一/時
3、間的配置不對/Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理/不合理的時間配置/明智的時間配置/1/重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2/重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬/ 這叫 “灌能/陷阱二/ 拖延/除了第四項以外/ 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情/克服1/成本/效益分析法/成本 / / / / //好處 / / / / //克服2/思維習慣的改變/這件事令人感到為難/ 但是它非做不可/ 因此我將立即做完它
4、/ 以便儘早忘掉它/ 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務/ 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份/ 讓事情看起來像做完 80% 一般/陷阱三/ 事必親躬/韓非子/八經 下君/盡已之能 中君/盡人之力 上君/盡人之智 諸葛亮凡事必親躬/ 後來過勞而死/ 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬/ 不信任部屬 要求標準過高/陷阱四/ 有求必應/會花太多時間/ 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要/ 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友/ 叫 “施小惠”/ 可以適當地拒絕/1/捨
5、得 2/勇於拒絕 3/交待/1/怡情養性 2/輕鬆一下/Conclusions/ 時間管理架構/1/兵貴速戰速決 2/快刀斬亂麻/1/決勝於廟堂 之上 2/灌能/均 衡/緊迫的事/不緊迫的事/重要的事/不重要的事/如何提高工作效率/如何提高工作效率/1/了解自己每天工作時段的特性/ 善用之/ 2/以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質/ 3/保持良好的體力/ 養成運動的習慣 4/身心均衡地發展/ 培養良好的嗜好/1/工作時段分配法則/2/每週工作性質分配法則/如何管理你的EMail/葛洛夫/ 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它/先問自己以下這幾個問題/1/你一天花多
6、少時間在看 Email? 2/你進 Email 會不會看小品? 3/你看Email 的時間是連續的/ 還是片斷的? 4/你的Email 有沒有做分類? 5/你回信時是邊看邊回/ 還是分類後集中回信? 6/你進 Email 信箱/ 是先看信還是先發信/如何提高 Email 的處理效率/一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍/ 然後做分類的動作 養成習慣/ 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外/ 集中時段回信/看Email 的時段分配/Email資料夾的分類/Reply/ Private/ 公務 Follow Up/ Urgent/ Boss/ 重要/ 向下/ Private Pr
7、oject 進度 有空再看/如何展開你的計劃/一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底/1/捨得 2/勇於拒絕 3/交待/1/怡情養性 2/輕鬆一下/良好的時間管理來自於計劃/1/兵貴速戰速決 2/快刀斬亂麻/1/決勝於廟堂 之上 2/灌能/均 衡/緊迫的事/不緊迫的事/重要的事/不重要的事/P/A/D/C/不 好/好/耗用時間/花時間在計劃上才是最節省時間的作法/耗用時間/8/80/20法則1/2/the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣/ 獲得最多的效益 你所完成的工作裡/ 80%的成果/來自於20%的時間=也就是說80%的
8、努力是與成果無關的/80/20原理意示圖/80% 時間/20% 時間/80% 成效/20% 成效/重要的 少數事物/瑣碎的 多數事物/目標金字塔/長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標/如何列管重要計劃/將自己短中長期的計劃依工作/個人及生活這三個主軸一一列舉出來/ 並算出每個計劃的效益/ (如下一頁所示) 在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定/紅線的右手邊) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補/每個計劃如何給予評分/先將所有計劃列出來/ 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整)/ 依照/ 重要性/ 急迫性及成功機會來給分數/
9、 最好給 5 分/ 最不好給 1 分 將三個分數相乘/ 分數最高者為最優先執行的計劃/範例/ 專案評分的範例/以 Notes 信箱管理計劃的分類/執行力/ To-Do/ 記錄/ Routine (最重要的部份/ 下一章節再講) 自我成長/ Pareto/ 前3個計劃 生活/ Pareto/ 前3個計劃 工作/ Pareto/ 前3個計劃/執行能力的強化/備 忘 錄/時間管理的利器/ to-do List/備 忘 錄/緊急的事情 1/老闆今天交待 2/臨時狀況/重要的事情 1/工作計劃 2/人生規劃 3/家庭/健康/財富/Schedule List 1/Meeting 2/行事曆 3/紀念日/R
10、outine Work 1/日常工作 2/定期約會/範例/ 備忘錄的範例/範例/ 週計劃的範例/善用 Notes BookMark 的功能/連結書籤 (BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結 在Notes裡頭/ 點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開/ 並 Update/按Ctrl+V之後就 會出現黃色書籤/善用Notes 顏色管理的功能/紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 Routine Schedule/良好工作習慣的養成/兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事/決不拖到下午完成可以一天做完的事/決不分
11、成兩天完成 每天至少完成一件事情/ 特別是在工作情緒低潮時/執行”的寫照/Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍/ 劍鋒到處/ 刀折劍斷/執行不是一成不變的/合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念(Sense)的建立/ 在臨場應用時最能顯現效果/執行的速度/ 兵貴速戰速決/養兵千日/ 用在一時 (資源珍貴) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公/來不及了) 自廢武功型 (成績已經貼出去了) 客戶的感受 加速度/ 勢如破竹/
12、兵貴速戰速決的時機/並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球) #2 重要事件的關鍵任務/ 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%/ #3 時機稍縱即逝的機會/ 有時候機會的有效性僅限於某段時間/ 甚至短到幾分鐘而已/Hand Carry/讓程序進行最迅速的方法 當然需要先了解程序及關鍵點 見面三分情 親自與關鍵人物(經理) 面對面溝通/執行的技巧/ Key Success Factor/靈活如庖丁的刀/在牛的關節中游走(游刃有餘)/ 分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情/ 並不會耗費太大的力氣/ 反而做不