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利用Excel2007分类汇总数据x
收录时间:2023-01-26 03:24:41  浏览:1

1、第2章 利用Excel 2007分类汇总数据/创建数据列表并使用记录单 数据列表的筛选与排序 分类汇总和列表的使用/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/创建数据列表并使用记录单/数据列表概述 创建数据列表 在记录单中输入数据 修改、删除和搜索记录/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/创建数据列表并使用记录单/Excel 2007中文版操作简洁,不要求用户具有特别强的专业知识,提供的服务功能强大,可以完成数据列表的筛选、排序、分类和查询等功能。 当然,Excel 2007中文版也仍然存在如下的局限性: (1)表格容量有限 数据表的容量有限,不能胜任大规模数据库的管理,每张工作

2、表最多可以容纳65536行256列单元,每个单元可以容纳最多32767个字符(Byte)。 (2)数据完整性差 在数据完整性方面还有很多不足,最常见的就是不允许把文本内容输入到数字序列中。 (3)数据存放占用存储空间大 在系统资源利用方面,整个数据列表内容都存放在内存中,每张数据表存放的不仅是数据内容,还包括数据格式等。相比纯数据而言,所占用的存储空间更大,降低了整个操作系统的工作效率,造成了资源的浪费。 另外,Excel 2007中文版提供了第3方数据库文件格式的转换和导入/导出功能,这样,就可以与各类专业数据库软件进行协同数据处理,弥补其自身的不足。/数据列表概述/高效办公“职”通车Exc

3、el数据图表范例应用/创建数据列表并使用记录单/创建数据列表/利用创建工作表的方法创建一张如图2-1所示的数据列表,其中,列项称为字段,行项称为记录,此工作表共有6列5行,即6个字段5个记录。 创建数据列表要注意如下所述的几个问题:/图2-1 数据列表/(1)不要在同一个工作表中建立多份数据表。 (2)为区分数据表和其他数据表(例如筛选条件数据表),其间要留有空行和空列,同时还要注意,不要在各记录(各行)和各字段(各列)之间放置空行和空列。 (3)为了便于区分字段名,字段名最好与数据库中其他数据应用不一样的格式。/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/创建数据列表并使用记录单/在记录单

4、中输入数据/当行数和列数较多时,数据输入就很麻烦,此时在工作表中直接输入数据,既没有效率又容易出错,还不便与修改,但使用Excel的记录单功能则可以轻松解决这个问题。通过记录单操作不仅可以修改和删除数据,也可以查找记录,比直接编辑工作表还要方便很多。 利用记录单功能输入数据时,需要注意:在Excel 2007中的某些命令(比如记录单功能)只能从“Excel 选项”对话框的所有命令列表中访问。若要在Excel 2007 中使用“记录单”命令,则需要将其添加到快速访问工具栏。/在窗口上方单击菜单按钮,在弹出的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮,选择【Excel选项】对话框中的“自定义”选项卡。

5、在“从下列位置选择命令”下拉列表框中,单击“其他命令”选项,在下方的命令列表框中选择“记录单”选项。 在“自定义快速访问工具栏”框中,选择“用于所有文档(默认)”,选择要添加的命令“记录单”之后,单击【添加】按钮。 单击“上移”和“下移”箭头按钮,将这些命令在“快速访问工具栏”上将其按顺序排列。最后单击【确定】按钮,即可完成“记录单”命令在Excel 2007中的添加操作。/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/数据列表的筛选与排序/自动筛选与高级筛选 按列和多列排序 自定义排序和按行排序/筛选数据功能就是挑选符合条件的数据,并以特有的方式表现出来。数据筛选是数据库中常见的操作,Exc

6、el 2007为用户提供了强大的数据筛选功能,允许用户根据需要选择自动筛选或高级筛选,方便地从庞大的数据库中挑出符合条件的数据。/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/数据列表的筛选与排序/当用户需要筛选的数据条件要求比较简单时,可以使用Excel2007中文版提供的自动筛选功能,比如要在如图2-12所示的数据库中,挑选出数学成绩是86分的记录。 具体的操作步骤如下: 单击如图2-12所示数据表中包含数据信息的任意一个单元格之后,选择【开始】【编辑】【排序和筛选】【筛选】命令项,此时数据库中每个字段名右侧将会出现一个向下的三角按钮,如图2-12所示。 单击“数学”字段右端的向下三角按钮

7、,在弹出的下拉菜单中选择“86”命令项之后,单击【确定】按钮,此时工作表中将只显示数据成绩是86分的记录,其中作为筛选依据的字段和筛选出的行标题变为蓝色,如图2-13所示。/自动筛选与高级筛选/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/图2-12 筛选数据库/图2-13 筛选结果/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/数据列表的筛选与排序/按列和多列排序/这里介绍一下Excel 2007版默认的升序排列优先级: 数字:从最小的负数到最大的正数进行排序。 字母:按ASCII进行排序。 逻辑值:FALSE排在TRUE之前。 错误值:所有错误值的优先级相同。 空格:空格始终排在最后。 汉

8、字:可以根据汉语拼音的字母顺序或汉字的笔画多少进行排序。/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/分类汇总和列表的使用/简单的分类汇总 多级分类汇总 分级显示数据 创建并使用列表/分类汇总包括两部分:先对一个复杂的数据库进行数据分类,再对不同类型的数据进行汇总。使用Excel 2007版提供的分类汇总功能,可以使用户更方便地对数据进行分类汇总。/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/分类汇总和列表的使用/简单的分类汇总/对于需要进行分类汇总的数据库,要求该数据库的每个字段都有字段名,也就是数据库的每列都有列标题。Excel 2007版是根据字段名来创建数据组、进行分类汇总的。 另

9、外,在对某一列进行分类汇总时,应该先对该列进行排序,这样对该列进行的分类汇总,究会按一定的次序给出排列结果,否则会出现偏离预期的结果。如图2-39所示即为先对“商品数量”列进行升序排列,再按照“订货单位”列进行汇总所显示的结果。/图2-39 分类汇总结果/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/分类汇总和列表的使用/多级分类汇总/分类汇总后的结果如果仍不能满足用户的需要,则可以对汇总的结果进行再次分类汇总,从而满足用户的需求。一次分类汇总称之为一级分类汇总(或者简单分类汇总),再次分类汇总称之为多级分类汇总。 在对其进行分类汇总之前,需要先对“订货单位”数据组和“商品型号”数据组进行排序

10、(升序或降序)。 按照一级分类汇总的方法,对数据库中的“订货单位”先进行分类汇总。 选择【数据】【分级显示】【分类汇总】命令项,即可打开如图2-40所示的【分类汇总】对话框。 在“分类字段”下拉列表中选择“商品型号”命令项,在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”命令项,并在“选定汇总项”列表框中勾选“合计”复选框,并且选择下方的“汇总结果显示在数据下方”复选框,取消对“替换当前分类汇总”复选框的选择。 最后单击【确定】按钮,即可完成两级分类汇总,结果如图2-41所示。/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/图2-41 二级分类汇总结果/图2-40 【分类汇总】对话框/高效办公“职”通车Excel数据图表范例应用/分类汇总和列表的使用/创建并使用列表/Excel所提供的列表功能和自动筛选功能有些类似,实际上就是自动筛选、排序和汇总等多个功能的***。但列表功能在使用上有其独特的优点,使用更加灵活,能很方便地处理多组数据,且将数据库中的某个区域指定为列表后,用户就可以只对选定的区域(列表)内的数据进行分

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